Le email sono uno degli strumenti più utili per la vita di un lavoratore, ma anche una condanna. Personalmente ritengo che la mia giornata lavorativa cominci bene quando ho meno di 50 email a cui rispondere.

Eppure sono sicuro che cestini una moltitudine delle mail che ricevi, o perché si tratta di spam o perché non catturano la tua attenzione. Vuoi evitare che le tue mail facciano la stessa fine? Ecco alcune dritte per far sì che la tua comunicazione interna e di carattere commerciale possa essere più efficace:

1. L’OGGETTO

Questa è forse la parte più importate di tutto il messaggio. Il tuo destinatario impiegherà pochi secondi per decidere prima ancora di aprirla se cestinare la mail o leggerla. Un oggetto semplice, incisivo e accattivante sarà un ottimo biglietto da visita.

2. IL TONO

Tra colleghi usa il tu, il formalismo mette barriere e rallenta la comunicazione. Se però ti stai rivolgendo ad un CEO col quale non c’è mai stato più di un “Buongiorno” o  un “Arrivederci” il ‘lei’ è doveroso.

Per comunicazioni a clienti o partner è invece è necessario utilizzare il dovuto galateo, soprattutto al primo contatto. Se non sei già in confidenza, assicurati che la tua mail contenga i titoli del caso (es. Sig./Sig.ra, Ingegner, Dottor  ecc…), ma evita appellativi come ‘egregio’ o ‘stimato’ che sono demodé, ‘gentile’ avrà il giusto effetto sia con uomini che donne.

3. LA STRUTTURA DEL TESTO

E’ fondamentale che la tua mail abbia una struttura logica, nulla di complicato: un’introduzione, uno sviluppo e una conclusione. Questo renderà il messaggio più comprensibile e gradevole per il lettore, favorendo la sua inclinazione a rispondere. Un trucco da vecchia scuola di giornalismo: esordisci comunicando subito ciò che più ti sta a cuore e poi ribadiscilo nella chiusura, inizio e fine sono le parti che più rimangono impresse di un testo.

4. EVIDENZIA E SPAZIA

Non sai quando il tuo destinatario riceverà la tua email, al 99% la leggerà di fretta e facendo contemporaneamente altro. Semplificagli il lavoro evidenziando i punti focali del tuo messaggio con sottolineature, grassetti ecc… Questo semplice rimedio farà necessariamente cadere l’occhio su quelle informazioni che non devono essere perse.

Paragrafi chilometrici intimidirebbero chiunque, assicurati di avere molti spazi  bianchi nel tuo testo e che i paragrafi siano della lunghezza adeguata. Se hai molti argomenti di cui discutere dividili su più mail.

5. DOUBLE CHECK

E’ fondamentale che tu rilegga attentamente almeno una volta ciò che scrivi. Ricontrollare non è tempo sprecato, può risparmiarti una figura meschina con un superiore o con un cliente. Il gioco vale la candela, no? Scrivere email non è altro che una forma di comunicazione e la buona comunicazione richiede del tempo.

Con questi semplici accorgimenti potrai scrivere delle email più efficaci e ottenere prima le informazioni che ricerchi, guadagnando tempo e denaro. Non è quello che vuole ogni imprenditore?

Quanto tempo passi sulla casella di posta? Hai consigli da aggiungere? Faccelo sapere nei commenti!

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